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如何開好單一會議?這五大步驟、四項原則你清楚了嗎?

發布時間:2019-06-07

近日收到讀者來信,談到企業各種會議效率低下:中高層人員會議多,且多為臨時會議(事件觸發型);會前準備不足;會后執行不利;會議紀律淡漠……相信很多企業都或多或少存在這些問題。

為此,我們特地策劃了“高效會議”系列專題,從如何開好單一的會議到系統構建會議體系將形成一系列文章,期望為您帶來些許啟發。

今天,我們先從基礎開始,講講開好單一會議的五大步驟和“四項基本原則”。實際上對于所謂的步驟和原則,每個參會人員都有自己的總結,不過這些前人的經驗對于如何形成高效的會議文化來說,依然有著很大的參考價值。

五大步驟

我們將會議的五大步驟總結為:會前準備、會議開始、會議進行、會議總結和跟蹤執行。在此過程中,我們用如下表格來解釋組織者和參與者在不同步驟中的職責擔當和所需技巧。

會前準備

組織者

  1. 確定會議目標和希望達成的結果
  2. 決定是否召開會議
  3. 準備背景資料
  4. 確定會議日程,邀請適當的出席者
  5. 準備場地,保障會議順利開始

參與者

  1. 根據會議主題和日程進行準備
  2. 按時出席會議

會議開始

組織者

  1. 宣布會議目標、主題和討論日程
  2. 確定會議記錄人員
  3. 制造積極溝通的氣氛

參與者

  1. 理解會議目標、主題和討論日程
  2. 積極思考,準備溝通

會議進行

組織者

  1. 按照日程討論,防止偏離主題
  2. 積極啟發、引導,把握討論方向
  3. 處理冷場和沖突

參與者

  1. 主動思考問題,積極表達看法
  2. 鼓勵他人發言,仔細傾聽

會議總結

組織者

  1. 根據會議紀要和個人發言總結
  2. 形成決議和待議開放問題
  3. 提出行動計劃

參與者

  1. 總結補充

跟蹤執行

組織者

  1. 監督會議決議的執行并及時控制
  2. 跟蹤待議問題

參與者

  1. 執行會議決議并及時反饋
  2. 繼續思考待議問題

四項原則

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“四項基本原則”之一——無目標不開會

如果連會議的目標都不明確,就遑論會前準備,讓來開會的人圍繞什么來準備呢?因此,組織者一定要多問自已為什么要開會,即明確哪些會要開、哪些會不開、要開的那些會議的目的是什么。

關于“會議目標明晰”,這里有一些速效的小技巧:

◆ 制定會議通知模板,“會議目標”應是必寫項目,如不寫就可以不參加。

◆ 為了提示會議發起者不要動輒發起一些事倍功半的會議,可以制定一個制度,在會議通知上寫明本次會議的成本

◆ 取消不必要的會議,從而提高會議的目的性。可選的辦法有:尋找可替代途徑,通過電話、郵件而非會議來咨商;會議合并或是偶爾取消一兩次,將例會議程合并到急需時再開;人數超過某一標準的會議,需經由上級批準……

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“四項基本原則”之二——無議程模板不開會

會議目標決定以后,就到了議程的問題。一般企業都很重視議程表,很多經理拿到議程表后,會批評說“事前公布的議程不當”,那么檢驗議程是否得當的標準是什么?唯一標準又是什么呢?

是根據目標來確定議題,根據議題的重要性排定先后次序和時間分布。

下面是HP公司業務單元戰略評審會的一個議程表,可供參考:


來源:AMT咨詢

從這個例子可以看出,單個會議要做到緊密圍繞“議程”,而不是跑題或者老總訓話,也不是部門扯皮、議而不決,所以企業需要把議程做成模板,使之標準化并堅定執行,在會議落實中持續改進

議程的標準模板是什么?和一份臨時起草的、口頭通知的、拍腦袋決定的、會上開到哪算哪兒的會議議程有什么不同?

◆ 它是對以往會議經驗、教訓的沉淀。

◆ 它是對會議目標的樹形分解結構。

◆ 它是對會議各個議題的重要性的取舍和排列

◆ 它是對會議各段時間的約束和提醒。

◆ 它會把會前準備的顆粒度變小、變細,從而使得真正的會前準備成為可能。

關于會議的時間分布,也是一項有科學和藝術性的安排工作。我們列舉了一些需考慮的因素,包括計劃未來、總結過去的時間,解決問題、陳述事實、采取行動的時間,以及贊美、理解、和訴苦的時間等等,讀者可結合上面的HP示例進行思考。

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“四項基本原則”之三——無會前充分準備不開會

我們說,會議的“共同時間”是一種寶貴的資源,最好被用在無法被單獨解決的問題上。因此,個人為會議作出充分準備,就可以提高“共同時間”的質量。那么,在會前準備階段,除了按照“議程模板”進行各人準備,還有哪些需要預防的問題和可采取的攻略呢?

1、決策人不能出席。

在這種非常情況下可以考慮的攻略,即事前明晰一條原則并周知:決策人如果不能出席,則會議當即取消,讓決策人感覺到自己不出席是有代價的,對他人是有時間拖累的,從而提高決策人的會議時間安排的合理性、確定性。

2、會議可能冗長拖沓,擠占吃飯和就寢時間。

攻略:設置一名“休息經理”的角色(最好不是行政職務最高的人,也不是會議組織者),他有權決定會議何時休息。國內某民營企業曾經宣布“站著開會”,以避免與會者太舒適,以達到開短會的目的;IBM也曾經實踐會議時間延長,就出現警示音來提醒的對策。

3、會議規模不當、人員安排不當、無關人員參會。

攻略:由于“溝通管道”會隨著“與會人數”成幾何級數增長,N個人會有N×(N-1)個單向溝通渠道,所以在決定與會人員時候,要首先問“××可以不來”,而不是“××也可以來”,達到精簡規模的目的。

4、地點選擇不當。

出現因設施、場地大小、干擾和交通等因素導致達不成目標時,對應的攻略:換位思考、模擬出行,至少需要進行兩次場地的會前調試

當然,要做到會前準備得當,光靠事前籌劃是不夠的,還要靠會后反饋評價,以形成一個事前事后的閉環,通過不斷總結和反思改進,給出一個會后反饋評價的清單,包括:

◆ 會議之目標是否清晰?

◆ 議程與有關資料是否在開會前適當的時間收到?

◆ 會議是否準時開始與準時結束?

◆ 會議不是準時開始與準時結束,那是為了什么?

◆ 會議是否按議程所制定的次序進行?

◆ 會議之目標是否被達成?

◆ 如有必要分配工作并決定其期限,則這些事是否被做好?

◆ 在全部會議時間內,有多少百分比的時間不被有效利用?為什么?

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“四項基本原則”之四——無會中決策流程不開會

到了會中的決策,最容易出的毛病是什么?議而不決。有的會議都開到華燈初上了,連扯皮都沒有力氣了,但該決策的事情還沒有個說法,而且估計這種議而不決的會議,就同一個主題還要再開一兩次。

那怎么辦?在會議的決策角色上,有一個RAPID決策模型,要想決策快(即“RAPID”英文的意思),就要明晰5種決策角色,其先后順序是:

◆ R:Reference “建議者”

◆ I:Input “參考意見者”

◆ A:Agree “批準者”

◆ D:Decision “決策者”

◆ P:Practice “執行者”

您可以結合下圖,思考這5種角色怎么配合發揮作用,另外可以考慮你經歷的某個會議上,有沒有人同時扮演多個角色?


來源:AMT咨詢

值得說明一點的是:“批準者”和“決策者”有著非常重要又很微妙的區別。首先,承擔批準角色的人對建議擁有否決權,行使否決權會引發與建議者之間的爭論,促使對方修改建議。其次如果爭執不下,他們就會把這個問題交給手握決策權的人。最后,擁有決策權的人是正式的決策制訂者。他們打破決策過程的僵局并讓組織投入行動。

會中決策以后,還要靠模板來推動行動。有一些企業給出了“糾正行動表”的模板以及填寫示例,如下圖所示。


來源:AMT咨詢


來源:AMT咨詢

總結

為了避免 “會議目標不明確→會議議程就不清楚→會前準備就不充分→會中決策就議而不決→會議就讓人覺得冗長而枯→逃會和遲到”這樣一個惡性循環,我們就要謹記開好單一會議的五大步驟和“四項基本原則”,保證會議高質有效地進行。

希望讀者在閱讀這篇文章時能從中得到收獲,有所裨益,后續我們會持續更新“高效會議”系列專題內容,也歡迎各位在下方積極留言討論,期待大家的思維碰撞。

參考書目

“高效會議”專題推薦:《低效會議怎么改:每年節省一半會議成本的秘密》

這是一本幫助我們系統構建會議體系的工具書,從梳理公司會議體系的層面幫助我們改變低效會議的現狀,徹底扭轉“會而不議,議而不決,決而不行,行而無果”的局面。

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